Выставка — это несколько дней, ради которых компания вкладывает заметные деньги: участие, стенд, командировки, материалы. Чтобы вложения окупились, подготовку стоит начинать заранее и вести по плану. Ниже — чек-лист, по которому удобно двигаться.
1. Определите цель участия
От цели зависит всё остальное: формат стенда, состав команды и материалы. Типичные цели — найти новых клиентов и дилеров, представить новый продукт, укрепить отношения с текущими партнёрами, поддержать имидж бренда. Сформулируйте цель в цифрах: например, сколько контактов вы хотите собрать.
2. Посчитайте бюджет
В бюджет входят регистрационный взнос и аренда площади, застройка стенда, логистика, командировки персонала, печатные материалы и сувениры, реклама до и во время выставки. Заложите резерв на непредвиденные расходы.
3. Выберите место и формат стенда
Чем раньше вы забронируете площадь, тем больше выбор. Место у входа, на пересечении проходов или рядом с крупными участниками даёт больше трафика. Формат — линейный, угловой, полуостров или остров — зависит от места и бюджета. Подробнее о форматах мы рассказали в отдельной статье.
4. Закажите дизайн и застройку
Обратитесь к застройщику с брифом: название выставки, даты, номер и площадь стенда, технические требования организатора, задачи и бюджет. Хороший подрядчик покажет визуализацию и смету до подписания договора, а сам стенд подготовит за 1–2 недели.
- Запросите технические требования у организатора выставки.
- Согласуйте с застройщиком сроки монтажа и демонтажа.
- Продумайте зоны: экспозиция, переговоры, хранение.
5. Подготовьте команду и материалы
На стенде должны работать люди, которые знают продукт и умеют начинать разговор. Распределите смены, подготовьте скрипт короткой презентации и форму для записи контактов. Каталоги, визитки и сувениры заказывайте заранее — типография тоже работает со сроками.
6. Пригласите гостей
Сообщите клиентам и партнёрам, где вас найти: рассылка, соцсети, звонки ключевым клиентам. Назначьте встречи на стенде заранее — так выставка начнёт работать с первого дня.
7. Работайте с контактами после выставки
Главная ошибка — отложить собранные контакты «на потом». В первую неделю после выставки отправьте письма, договоритесь о встречах и внесите контакты в CRM. Посчитайте результат и сравните его с целью — это поможет спланировать следующее участие.
